De rol van een receptionist in een receptie: het visitekaartje van uw bedrijf

Wanneer uw bedrijf bezoekers en relaties ontvangt, moeten ze ontvangen worden. Dit gebeurt vaak bij de receptie, door de receptionist. Receptiewerk bestaat echter niet alleen uit het ontvangen van gasten, wat zijn nog meer werkzaamheden van de receptionist?

Wat is een receptie?

Een receptie vindt u vaak terug bij een kantoor, autodealer of ander soort bedrijfspand. Het is het eerste waar een bezoeker of relatie mee te maken krijgt bij het bezoeken van een bedrijf. Bij de receptie wordt u welkom geheten, wordt u als nodig geregistreerd als bezoeker en kunt u wachten op uw afspraak. De receptionist is de belangrijkste schakel van een receptie, de receptionist is de persoon die alles draaiende houdt en zorgt dat alles soepel verloopt. Wat doet een receptionist nog meer?

Wat doet een receptionist?

Een receptionist doet werk wat een receptie laat draaien. Hij of zij is het visitekaartje voor het bedrijf en degene waar bezoekers het eerst mee te maken krijgen. De taak van een receptionist is dan ook het verwelkomen van bezoekers, maar dit is niet hun enige taak. Een receptionist is ook verantwoordelijk voor het opnemen van de telefoon, het doorgeven van boodschappen en in sommige gevallen is de receptionist ook verantwoordelijk voor administratief werk.

Iedere dag is anders op de receptie van een kantoor- of bedrijfspand. Een receptionist communiceert met de gasten, maar helpt ook als er bijvoorbeeld klachten zijn. De ene dag kan het schema vol zitten met bezoekers die ontvangen moeten worden, de andere dag bestaat voornamelijk uit telefoontjes aannemen en administratieve werkzaamheden.

De kwaliteiten van een receptionist

Een receptionist is wat de receptie een visitekaartje maakt, maar wat zijn de kwaliteiten die een goede receptionist moet beheren? Een aantal voorbeelden:

Communicatieve vaardigheden

Een receptionist heeft dagelijks te maken met allerlei mensen: bezoekers, maar ook medewerkers van het bedrijf. Als receptionist is het belangrijk om communicatief vaardig te zijn, zowel verbaal als schriftelijk.

Multitasking

Een receptionist kan goed multitasken. Agenda’s beheren, telefoontjes aannemen en doorverbinden, gasten de weg wijzen, een receptionist doet het allemaal. Door het overzicht te behouden en prioriteiten te stellen zorgt de receptionist ervoor dat alle afspraken, telefoontjes en het ontvangen van bezoekers soepel verloopt.

Plannen & organiseren

Plannen en organiseren zijn ook belangrijke onderdelen van receptiewerk. Een receptionist moet zorgen dat de agenda’s van verschillende medewerkers beheerd worden en dat er geen overlappingen zijn in de agenda. Afspraken moeten soepel kunnen verlopen, zonder dat een bezoeker lang moet wachten op zijn afspraak. Als een afspraak in een vergaderruimte plaatsvindt, is de receptionist verantwoordelijk voor het reserveren van die ruimte.

Affiniteit met technologie

Bij het receptiewerk hoort vaak ook administratie. Vaak wordt de administratie gedaan in verschillende programma’s op de computer. Het is daarom belangrijk dat de receptionist affiniteit heeft met deze programma’s en technologie in het algemeen.

Een goede receptie op kantoor

Een goed uitziende en goed draaiende receptie op uw kantoor of bij uw bedrijfspand is van groot belang voor uw bezoekers, relaties en medewerkers. Niet alleen de receptionist die receptiewerk uitvoert is belangrijk, ook het uiterlijk van de receptie zelf speelt een grote rol in hoe u uw gasten ontvangt. Zoals al eerder gezegd, is de receptie het visitekaartje van uw bedrijf en de eerste indruk op uw gasten. Weten hoe u uw receptie het visitekaartje van uw bedrijf maakt? Lees er alles over in dit blog.

Receptiewerk uitbesteden? FSS Security

Is uw huidige receptionist ziek of op vakantie? FSS Security zorgt niet alleen voor beveiliging, u kunt ook receptiewerk bij ons uitbesteden. Wij zorgen ervoor dat uw receptie niet onbemand blijft en dat u op professionele wijze gasten kunt blijven ontvangen. Naast het ontvangen van gasten, aannemen van telefoontjes en het verwerken van post, zorgen wij ook dat de camerabewaking achter de receptie op orde is. Na de dienst lopen we ook een rondje om het pand veilig te stellen en schakelen we het alarm in als we vertrekken. Zo blijft uw pand veilig én worden alle receptietaken opgepakt. Benieuwd naar onze uitgebreide mogelijkheden? Neem contact met ons op.